איך לנהל את הזמן בצורה אפקטיבית?

ניהול זמן יכול להיות מאתגר עבור אנשים רבים, וישנם קשיים נפוצים שמפריעים לשמירה על תכנון יעיל של הזמן. בין הקשיים, ניתן למצוא בדרך כלל את הדברים הבאים: דחיינות, הסחות דעת, תיעדוף לא נכון, ניהול משימות מרובות מדי, חוסר גמישות בתכנון, לחץ וחרדה, היעדר מטרות ויעדים ברורים, ניהול לא נכון של זמן פנוי, שימוש לא יעיל בכלים לניהול זמן, ועוד.

יש ציטוט יפה של סטיב ג'ובס: "הדברים המועדפים עלי בחיים לא עולים כסף. זה באמת ברור שהמשאב היקר ביותר שיש לכולנו הוא זמן."

הנה 3 עקרונות יסוד לניהול זמן:

1. הבנת עקרון ה-80/20 (חוק פארטו)

חוק פארטו קובע ש-80% מהתוצאות מגיעות מ-20% מהמאמצים שלנו. זה אומר שעלינו לזהות את המשימות הקריטיות שתורמות יותר להצלחה ולהתמקד בהן. לדוגמה: אם אנחנו בעלי עסקים ו- 20% מהלקוחות שלנו מייצרים 80% מהרווחים, נשקיע זמן רב יותר באותם לקוחות. לאחר שזיהינו את המשימות החשובות, כדאי לתת להן עדיפות ולהשקיע בהן את מרב האנרגיה והמשאבים.

2. הצבת יעדים חכמים

חשוב להגדיר יעדים שהם ספציפיים,  מדידים,  ברי השגה, רלוונטיים ותחומים בזמן.

לדוגמה: במקום להגדיר יעד כללי כמו "להתקדם בעבודה", יעד חכם יהיה "לסיים את פרויקט ה-X עד סוף החודש ולהציג את התוצאות לצוות".

3. ההבדל בין דחוף וחשוב (מטריצת אייזנהאואר)

בספרו "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד", שאת התקצר שלו תוכלו לקרוא כאן, מציג סטיבן קובי מודל די פשוט שעוזר לנהל את הזמן בצורה פשוטה וקלה ליישום. הוא מתאר טבלה בסיסית של 4 ריבועים שמבחינה בין מה שחשוב ובין מה שדחוף ומחלקים משימות ל-4: חשוב ודחוף, חשוב ולא דחוף, דחוף ולא חשוב, ולא חשוב ולא דחוף. כדאי להקפיד להתרכז קודם במשימות חשובות ולא דחופות, כדי להימנע ממצבי לחץ מיותרים.

רוצה לשפר את ניהול הזמן שלך?

מזמין אותך להוריד את המדריך: איך לנהל את הזמן בצורה אפקטיבית?